Aufgaben
- Vertrauensvolle Unterstützung des Vice President sowie des Führungsteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Proaktive Steuerung von Kalendern, Terminen, Prioritäten und der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Vorbereitung, Konsolidierung und Aufbereitung von Informationen für Meetings, Präsentationen und Management-Entscheidungen
- Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Berichten, Korrespondenzen und weiteren Geschäftsdokumenten
- Planung und Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen sowie nationalen und internationalen Geschäftsreisen
- Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Lieferantenmanagement und administrativen Teamaufgaben
- Sicherstellung eines professionellen und diskreten Umgangs mit vertraulichen geschäftlichen, strategischen und personalrelevanten Informationen
Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Kommunikations- und Serviceorientierung im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie modernen digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil
Benefits
- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
- Vergütung im Tarifvertrag GVP
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
- Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
